Как правильно ставить задачи сотрудникам?

Грамотная постановка задачи – 90% успешного выполнения. Большой проект надо разбить на шаги и распределить обязанности между отделами или подразделениями компании.

Этим занимаются ТОП-менеджеры. Далее по цепочке отдельные распоряжения выполняют руководители, которые ставят задачи сотрудникам. Чтобы задачи выполнялись наилучшим образом с соблюдением дедлайна, руководитель должен уметь грамотно поставить ее и выбрать для исполнения подходящего специалиста. Как это сделать, что учитывать и каким образом руководителю достичь цели, давайте обсудим.

Что такое постановка задач?

Постановка задачи обязательна, если руководитель хочет добиться качественного выполнения от команды и грамотно координировать действия коллектива. В идеале это должен быть двухсторонний процесс. Руководитель ясно формулирует условия и конечный результат. Сотрудник не боится задавать вопросы и предлагать способы решения.

Грамотная организация внутреннего процесса позволяет руководителям добиваться нужного результата быстрее, чем другие компании, успешно конкурируя в своей нише. Правильная постановка задачи – ключевой момент в работе, от которого зависит успешное продвижение бизнеса.

Виды задач

• Долгосрочные: реализация требует времени, ресурсов, сотрудничества всей команды. Это задачи по расширению клиентской базы, повышению продаж, выход на определенные показатели за месяц, квартал, год.
• Важный приоритет: задача, которая требует выполнения в сжатые сроки, например, в течение рабочего дня. Для реализации можно оставить другие и заниматься только этим вопросом.
• Ежедневные: повторяющиеся задачи, которые составляют часть каждого рабочего дня. Например, подготовка карточек товара на сайте, рассылка клиентам, запланированные встречи с поставщиками, производственное совещание руководителей отделов.
• Ситуативные: задачи под действием жизненных обстоятельств.

По времени на постановку

Задачи делятся руководителями на простые и сложные, измеряются временем, затраченным на их постановку.

• Простые: задачи, которые уже часто выполнялись сотрудником. Они не требуют длительного инструктажа и разбивку на этапы. Все это уже делалось ранее. Сотруднику достаточно сказать, что делать и по какому принципу. Например, составить отчет по образцу, сделать рассылку клиентам письма, которое составил маркетолог.
• Инструкции: задача разбивается на шаги, подробно объясняется выполнение каждого этапа или проводится контроль выполнения и дальнейшее объяснение следующих действий.

Пример сложной задачи-инструкции, которая грамотно разбита на шаги. Заданием была подготовка макета для печати:

1. Берешь страницы у проектировщика.
2. Составляешь макет.
3. Берешь заявку на печать макета и образец заполнения у координатора.
4. Заполняешь заявку по образцу.
5. Отправляешь заявку и макет на указанную электронную почту.
6. Отчитываешься о выполнении, когда получишь ответ от верстальщика.

Задание №2 также может быть разбито на подзадачи, если человек делает макет впервые.

По ответственности за результат

Руководитель отвечает за пошаговую разбивку задачи, назначение ответственных за выполнение. Ответственность может быть за процесс исполнения (и тогда мы имеем дело с распоряжением) или за результат (и тогда мы имеем дело с поручением).

1. Если руководитель выдает распоряжение – оно должно быть выполнено по определенной технологии. Руководство несет ответственность за результат или его отсутствие после выполнения всех шагов сотрудником. Он, в свою очередь, отвечает за правильное пошаговое выполнение всех этапов распоряжения.
2. Если руководитель выдает поручение – то способы выполнения сотрудник может выбрать на свое усмотрение. Главное получить обозначенный результат, за который и несет ответственность сотрудник.

Ключевые отличия распоряжения и поручения вы видите в таблице.

Этапы постановки задач сотрудникам

Прежде, чем поставить задачу сотрудникам, руководитель должен сам продумать этапы выполнения и понять, какой результат он хотел бы получить на выходе.

Формулировка задачи

Для конкретного проекта руководитель формирует команду, которая подходит по компетенциям. Разбивка задачи по шагам и распределение между сотрудниками имеет важное значение. Если задание поручено сотруднику с нерелевантным опытом, то за ним необходимо закрепить наставника. На этом этапе формулируются задачи так, чтобы они даже частично не пересекались между исполнителями. При накладках возникает раздражение, так как два сотрудника сделали одно и то же и потеряли время. Или происходит игнорирование требований в надежде, что перекрестную часть выполнит коллега. Руководитель должен обрисовать общий план работы и результат, который должен быть по итогу.

Конкретизация по шагам

Конкретизация по шагам требуется даже опытным специалистам, чтобы быстро и профессионально выполнить указания руководства. Многие сотрудники со временем сами выполняют и этот вид работы. Но в любом случае требуется конкретика, так как два человека могут видеть решение по-разному. Например, задача: отгрузить и отправить на склад керамическую плитку. Непонятно, какую плитку, куда отправить, кто повезет товар? Конкретизация задачи состоит в следующем: отгрузить плитку размером 60х60 мм в фуру с номером ХХХ, оформить накладную и отдать водителю Алексею. Груз отправить на склад в Одинцове. Проставить в ведомости время отправления фуры.

Назначение ответственных за выполнение

Иногда при назначении ответственных среди коллектива проявляется недовольство. Руководителю желательно изначально объяснить, почему на выполнение выбраны эти специалисты. Это дополнительно мотивирует людей, так как в процессе начальник выделяет главные и лучшие профессиональные качества выбранных сотрудников.

Дедлайн

Сроки выполнения устанавливаются промежуточные, по выполнению каждого этапа работ, с учетом 2-3 дней на доработку, завершающий контроль. Дополнительно для каждого сотрудника пересматриваются приоритеты в задачах, если есть важные и сверхсрочные. Важно донести до сотрудника, что, если он не успевает за командной скоростью выполнения, можно обсудить и изменить дедлайн или ввести в проект еще одного человека. Когда сотрудник не боится обратиться к руководству для обсуждения задач, то не случается конфликтных ситуаций, игнорирования или откровенного саботажа.

Используем трекинг

Трекинговые платформы помогают установить ответственных, сроки, приоритеты выполнения, чтобы создать благоприятную обстановку в коллективе. Руководитель видит всю картину в перспективе, не дергает лишний раз сотрудников с элементарными вопросами по готовности.

Методика SMART в работе руководителя

В помощь руководителю была разработана формула постановки задач – SMART-цели. С ее помощью решение будет эффективным, сотрудники получат грамотное задание, которое смогут выполнить своими силами. Название методики – это аббревиатура первых букв из названий критерий. Определяются они следующим образом:

• Конкретика: указать конкретный результат без обтекаемых описаний и абстрактных примеров.
• Измерение: достижимые критерии, по которым руководитель будет проверять качество работы.
• Выполнимость: проверьте, предоставили ли вы необходимые инструменты, ресурсы, бюджет для выполнения задания. Задание выполнимо или может быть недостижимым из-за завышенных требований и ожиданий.
• Значимость: проверьте, нужно сейчас выполнение задачи для компании или не стоит пока тратить время и ресурсы на нее.
• Ограничение: выберите приоритет для задачи. Она действительно срочная или может подождать выполнения.

Применение трекингов задач

Для контроля за выполнением работы сотрудников можно использовать электронные инструменты, многие из которых предоставляются разработчиками бесплатно или за небольшую плату от определенных тиров. Для стартапов, небольших творческих команд и компаний малого бизнеса подойдут системы управления задачами: Trello, Basecamp, Wunderlist, Slack. Коллективам среднего бизнеса будет удобно работать в JIRA, Битрикс24 или Redmine. Крупным компаниям, предприятиям, строительным организациям, интернет-магазинам лучше заниматься деловыми вопросами в CRM.

Какие ошибки допускает руководитель при постановке задач?

Руководство иногда допускает ошибки, начиная новый проект. Это связано со множеством причин, которые мы постараемся разобрать.

Что здесь непонятного?

Руководитель думает, что сотрудники должны мыслить и действовать как он. Но они не умеют читать мысли начальника. Поэтому возникают двусмысленные ситуации и недопонимания. Сотрудники могут выполнить задание по-своему, но это вызывает недовольство руководства.

Не налаженная обратная связь

Сотрудники боятся лишний раз что-то сказать или спросить у начальника, если им что-то непонятно, так как уже натыкались на его неадекватную реакцию.

Разное представление

Сотрудник отказывается или игнорирует требования руководства, если считает, что это задание не входит в круг его обязанностей. Начальнику необходимо прояснить ситуацию и разрешить ее.

Конфликт по времени выполнения

Сотрудник и руководитель по-разному могут оценивать трудозатраты и количество времени, необходимое на выполнение. Начальнику свойственно ставить уменьшенные сроки, но это не всегда правильно, так как сотрудник просто начнет игнорировать выполнение – все равно в дедлайн не сможет уложиться, зачем тогда стараться?

Размытый дедлайн

Руководитель предпочитает не ставить конкретные даты по дедлайну, а обозначать их словами – быстро, срочно, время терпит. Такой подход тормозит работу и вызывает раздражение. Если в понимании руководителя слово «быстро» означает – через 1-2 часа, то сотрудники могут воспринять это, как в течение рабочего дня.

Нет альтернативы

Бывают штатные рабочие задачи, которые требуют нескольких вариантов решения. Например, руководитель просит офис-менеджера связаться с финансовым директором и назначает точную дату и время. А если он не сможет в указанный период? Сотруднику придется метаться между руководителями несколько раз, чтобы согласовать время встречи. Это неэффективный расход рабочего времени и сил сотрудника. Можно сразу оговорить варианты: «Если финдиректор не сможет 20 числа, то я еще смогу 23 числа после 14 часов или 24 числа с 9 до 11 ч. Пусть выберет время».

Какие задачи надо решить руководителю при постановке задачи сотруднику

Руководство не только дает задание, но и мотивирует на выполнение, напоминая общие цели компании и перспективы сотрудника в карьерном росте и зарабатывании денег. Руководителю важно сформировать правильное отношение к проекту, чтобы у сотрудника не возникало желание игнорировать выполнение. Для этих целей важно добиться следующих целей при постановке задач:

1. Грамотно и подробно сформулировать задачу.
2. С помощью наводящих вопросов убедиться, что сотрудник понял правильно, как выполнить задачу. Вопрос: «Все понятно?» для этого не подходит. Лучше узнать, с чего он начнет действовать.
3. Руководителю надо убедиться, что сотрудник готов выполнить задание без игнорирования требований и сроков. Можно задать прямой вопрос, согласен или готов сотрудник к выполнению задачи.

Вторым важным моментом постановки задачи является согласование критериев, по которым будет проверяться результат, этапов выполнения, дедлайна. Требуется ли наставник, если такое задание выполняется впервые. Кто, когда и как контролирует процесс выполнения, перед кем отчитываться о промежуточных результатах. Какие ресурсы используются и в какой бюджет надо уложиться. Важно также договориться, как быть в случае случайной болезни сотрудника – дедлайн продлевается или проект передается коллеге.

Как ставить задачи сотрудникам в офисе и на удалёнке?

И в офисе, и на удаленке сотрудникам надо ставить четкие и конкретные задачи. Но на удаленке это особенно актуально, так как обычно это делается в переписке в мессенджере. Большое количество голосовых сообщений с расплывчатой формулировкой приводят к тому, что сотрудник теряется и вообще не понимает, с чего начать. При постановке задач могут возникать и другие сложности.

Сложности в постановке задач

У руководителей возникают сложности в постановке задач, если он принижает способности сотрудников. Он считает, что проще сделать самому, чем объяснять задачу. Это приводит к тому, что руководитель становится сотрудником, забывая о своих непосредственных обязанностях. Без надлежащего руководства коллективная работа разваливается, что ставит под угрозу существование компании.

Иногда руководителю трудно понять, справится ли сотрудник с задачей. Ему не хватает компетенций для выполнения или ресурсов недостаточно? Неправильный выбор ответственного приводит к торможению всего проекта. Приходится назначать другого сотрудника и начинать сначала.

У руководителя нет понимания, как разбить задачу на шаги, распределить обязанности, ресурсы, бюджет. Или он просто не хочет этим заниматься, считая, что коллектив должен проявлять инициативу.

Примеры правильной и неправильной постановки задачи

Разберем на примерах, как правильно и неправильно давать задания сотрудникам.

Пример первый

• Неправильно: подготовьте презентацию, сделайте красиво, чтобы было лучше, чем у конкурентов.
• Правильно: подготовьте презентацию по итогам квартала. Данные возьмите из CRM. Дедлайн – пятница, 15:00. 10-12 слайдов. Сделайте акцент на росте продаж.

Пример второй

• Неправильно: разберись с проблемами на складе.
• Правильно: за 3 дня проведи инвентаризацию на складе №2 и составь отчет с перечнем расхождений. Даю 2 человек в помощь. Хочу получить ваши предложения по оптимизации учета на основе составленного отчета к пятнице.

Пример третий

• Неправильно: разберись с недовольным клиентом.
• Правильно: клиент Иванов подал жалобу на задержку поставок. Предложи ему 10% от суммы заказа в качестве компенсации. Принеси извинения и уговори его принять предложение. Поставка его товара будет в пятницу.

Заключение

Руководитель, интересующийся грамотной постановкой задачи, обязательно научится это делать. Под таким руководством работать одно удовольствие. Вы хотите стать таким руководителем? Приглашаю на онлайн-тренировки, где мы разбираем рабочие моменты и учимся на примерах, как руководителю разрешать сложные ситуации в свою пользу.