Адаптация персонала в организации

Поиск и найм сотрудников является дорогостоящим по трудозатратам и сложным с моральной точки зрения. Тем более неприятно, когда новички уходят, едва завершается время стажировки.

Поэтому руководители компаний должны быть заинтересованы не только в найме хороших кадров, но и в удержании их в своей компании. Для этого важно заниматься адаптацией новичков, чтобы они быстрее влились в коллектив, поняли суть своих обязанностей и начали успешно работать.

Что такое адаптация персонала и для чего она нужна?

Адаптация нового сотрудника – знакомство новичка с должностными обязанностями, назначение ему наставника, чтобы он быстрее смог вникнуть в суть дела и начал самостоятельно работать. Можно сказать, что это небольшой курс обучения на старте сотрудника в новой компании. Даже если он знает свое дело, до этого уже работал на такой должности, все равно введение в курс дела необходим. На новом рабочем месте все незнакомое. Иногда человек просто не знает, где рабочие инструменты или никто не дал менеджеру доступы к онлайн-системе, и он не знает, к кому обратиться с этим вопросом. Нюансов может быть много, поэтому не бросайте новичка на произвол судьбы в первые дни, чтобы не пришлось тратить время и ресурсы на поиски другого сотрудника.

Система или план адаптации необходимы, чтобы помочь сотруднику:

• В базовом понимании целей и задач компании.
• Ознакомиться с ценностями, культурой поведения и способами коммуникации.
• Снять напряжение и уменьшить уровень стресса в связи с переходом на новое место работы.
• Повысить вовлеченность в работу и продуктивность выполнения задач.

Адаптация под началом наставника занимает не более 1 месяца. Если оставить новичка наедине со всеми проблемами, адаптация может затянуться надолго и даже перейти в постоянный вялотекущий процесс. Сотрудник не будет ощущать себя частью коллектива и покинет его при первой возможности.

Виды адаптации нового сотрудника

Для удержания нового сотрудника в коллективе важно, чтобы он успешно прошел все виды адаптации: профессиональную, психологическую, социальную, организационную. Тогда он сможет полноценно влиться в коллектив и успешно выполнять должностные обязанности. Давайте рассмотрим подробнее, что из себя представляет каждый вид адаптации.

Профессиональная

Адаптация начинается со знакомства с инструкцией, гайдами по использованию рабочего инструментария. Желательно, чтобы первый месяц новичка курировал наставник, которому разрешается выделить часть рабочего времени на объяснения, проверку, ответы на вопросы нового коллеги. Возможно, у вас уже составлена программа адаптации. И новичок может самостоятельно смотреть видео-инструкции, осваивать программное обеспечение, CRM-систему и другой инструментарий, который используется почти в каждой компании. Какие навыки новичок должен получить после профессиональной адаптации:

1. Знание миссии и целей компании, правил общения и коммуникации.
2. Освоение инструментария, который предоставляется для работы в компании.
3. Понимание поставленных руководителем задач и быстрое их выполнение.

Психологическая

Эмоциональное состояние важно для начала работы в новом коллективе. Если сотрудник чувствует себя покинутым, испытывает стресс от потока новой информации, то мотивации оставаться в этом коллективе у него не будет. Важно не перегружать его сразу же информацией о других сотрудниках, с каждым он сможет познакомиться в процессе взаимодействия на рабочем месте. Руководителю желательно настроить коллектив на позитивное отношение к новому коллеге, не позволяя шуток в его адрес, так как в стрессовом состоянии юмор можно неправильно понять. Мягкая и постепенная адаптация позволяет раскрепоститься, успокоиться и начать хорошо работать. После этого уже можно поближе познакомиться с коллегами.

Социальная

Новичку важно наладить отношения с коллегами, но предварительно понять, как принято общаться в коллективе. В каждой компании есть внутренние правила, с которыми нового сотрудника нужно ознакомить, чтобы он понимал, как себя вести. Например, в одной организации принято обращаться на «Вы» и по имени-отчеству, в другой – на «ты» и только по имени. Есть неписаные правила, как разговаривать в рабочей и неформальной обстановке. Но как новичок сможет об этом узнать, если его не посвятить во все тонкости? Раньше обычно сотрудники ждали ошибок со стороны новичка, а потом объясняли, что так делать нельзя. Причем, не всегда в дружеской форме. Сейчас у нового поколения другое отношение к подобным ситуациям, поэтому стоит учитывать, что люди хотят сохранить психоэмоциональное состояние в норме и не растрачивать нервы по пустякам. В процессе социальной адаптации новичку желательно научиться:

1. Работать в команде, без затруднений в общении.
2. Активно участвовать в командных обсуждениях и брейнштормах.
3. Познакомиться с коллегами через совместные проекты и в процессе выполнения поставленных задач.
4. Не отказываться от неформальных мероприятий.

Организационная

Организационная адаптация – знакомство со структурой компании, иерархией, внутренними процессами. Кто может давать задания, расставлять приоритеты в выполнении, какими ресурсами можно пользоваться, если это не оговаривается заранее. Все эти вопросы важны для понимания, чтобы новичок мог выполнять поставленные задачи.

Новые сотрудники не понимают вас или не считают тем руководителем, которого надо слушать и выполнять поручения? Хотите прокачать навыки? Это не столько навыки руководства, сколько выработка сценариев для успешных переговоров с подчиненными. Приглашаю на свой авторский практический курс «Сценарий разговора с подчиненным». Вы научитесь проводить «разбор полетов» так, чтобы сотрудник не обиделся, а стал работать лучше.

Этапы адаптации на новом рабочем месте

Адаптацию можно условно разделить на 4 этапа. Не случайно все чаще многие компании предлагают изначально месячную стажировку. Это время отводится на то, чтобы руководителю понять, нужен ли ему такой сотрудник, а сотруднику – хочет ли он остаться работать в этой компании. Каждый этап адаптации важен для мягкого введения человека в должность, коллектив, место работы.

Предварительный

Предварительный отсев осуществляется еще на стадии собеседования с HR. Рекрутер знакомит соискателя с ценностями компании, чтобы человек понял, разделяет он их или нет. Если нет, то лучше отказаться от вакансии на этой стадии. Некоторые соискатели после долгих поисков работы могут соглашаться на любые условия. Но это неправильный путь, так как даже за большие деньги человек не сможет работать в компании, ценности и приоритеты которой не разделяет.

Рекрутер объясняет основные правила, которых обязательно надо придерживаться, работая в компании. Например, надо соблюдать определенный дресс-код. За опоздания могут оштрафовать. Какие есть KPI и каковы условия выполнения плана, какие премии выплачиваются за конкретные достижения, какие есть социальные выплаты. HR знакомит с подобными условиями работы, чтобы претендент понимал на начальном этапе, приемлемы ли такие порядки для него или нет.

Подготовительный

Для нового сотрудника должно быть подготовлено рабочее место с необходимым инструментарием. Если человек приходит на работу, а все коллеги, включая руководителя, не знают, где его рабочее место, вся компания выглядит в негативном свете. Руководитель или наставник должен встретить новичка, показать рабочее место, начать курс обучения.

Обучающий

В процессе стажировки новый сотрудник должен познакомиться с должностными обязанностями, профессиональными инструкциями, внутренним распорядком. Руководитель вводит в курс дела о начислении бонусов, графике отпусков, как работает компания в государственные праздники и так далее. Наставник объясняет, кому конкретно новичок подчиняется, кто его прямой руководитель, как надо реагировать на появление новых задач, например, отписаться в чате, что принял задание в работу.

Практический

Новый сотрудник начинает выполнять положенные по должности задачи под присмотром наставника, который проверяет работу на первых порах, указывает на ошибки, помогает в решении, отвечает на вопросы.

Итоговый

По итогу стажировки наставник дает свою оценку работы нового сотрудника. Руководитель также присматривается к новичку, общается с ним, взвешивает значимость его работы в компании. Руководство принимает решение о переводе нового сотрудника в штат или прощается с ним. Тоже самое может сделать претендент, если понимает, что это работа не для него.

Методы адаптации персонала

Каждая компания составляет свой план адаптации, нет единой схемы, подходящей для всех. Но можно опираться на 4 основных метода, которые помогают провести мягкую адаптацию претендента.

Наставничество

Метод оправдан в малом бизнесе, когда важна скорость обучения. Например, проще попросить одного из продавцов обучить новичка, чем ждать, когда он сам поймет, что к чему. В крупном бизнесе наставничество используется для обучения ТОП-менеджеров, руководителей отделов, подразделений, филиалов.

Гайды, видео-инструкции

Новому сотруднику предоставляют доступ к методической литературе, медиафайлам для самостоятельного изучения. Таким образом, он получает основные знания о трудовом распорядке и должностных обязанностях. Чтобы не пересказывать это каждому, можно потратить немного времени и сделать обучающие гайды.

Обучение

Индивидуальное обучение практикуется на промышленных предприятиях, когда специалисту нужно будет работать на дорогостоящем оборудовании. Предприятия создают обучающий центр, где устанавливают специально разработанные тренажеры. Это получается самый дорогостоящий вид обучения, но работа на высокотехнологичном оборудовании того стоит.

Онлайн-курсы

Компании разрабатывают обучающие курсы и размещают их на специальных платформах. Доступы предоставляются по ссылке для внутреннего использования.

Как оценить эффективность?

Есть ряд прикладных способов оценить эффективность адаптации, так как это одна из самых субъективных оценок. Во многом наставник или руководитель полагается на собственный опыт и интуицию. Но можно воспользоваться и более объективными формами проверки.

• Опросы: можно опрашивать новичков, как им понравилась адаптация. Но велика вероятность, что они не скажут всей правды.
• Текучесть кадров: эту составляющую может проанализировать HR. Если в компании сохраняется высокая текучесть кадров, особенно сразу после стажировки, значит система адаптации работает неэффективно.
• Анализ продуктивности: HR анализирует выполнение KPI сотрудника после стажировки, спустя 3 месяца и полгода. Если эффективность работы постепенно увеличивалась, значит, с планом адаптации есть проблемы.

Это ориентировочные метрики, которые не дают полной картины, но позволяют выявить ошибки в работе с новичками.

Вопросы для тестового опроса

Для финального опроса претендента можно использовать вопросы нейтрального характера, на которые он сможет ответить правдиво.

• Хватило информации для обучения? Что было полезно и бесполезно?
• Какая помощь от наставника или руководителя пригодилась больше всего?
• Какие задачи было сложно выполнять, а какие нет?
• Как вы хотите развиваться в нашей компании?

Вопросы для опроса можно подготовить и для коллег, которые работали с новичком во время стажировки.

• Как справляется новый сотрудник?
• Просит помощи? К кому чаще всего обращается?
• Обращается с одним и тем же вопросом к разным коллегам?
• Как реагирует на замечания?
• Участвует в обсуждениях?

Признаки того, что новичок успешно прошел адаптацию

• Почти не ошибается, его работу можно не контролировать поэтапно.
• Не ждет инструкций, сам предлагает решение.
• Понимает, как его работа влияет на результат всего коллектива.
• Понимает, кто его руководитель, к кому стоит обращаться, свободно общается с коллегами.
• Составил план личностного роста, знает, какой должности и зарплаты хочет достичь.

Ошибки руководителей в адаптации новых сотрудников

Ошибки в адаптации новых сотрудников приводят к текучести кадров, удорожании поиска и найма. Это сказывается на репутации компании, так как у претендентов возникают вопросы и подозрения, почему здесь никто долго не задерживается? Давайте разберем самые частые ошибки руководителей и их последствия.

Отсутствие плана адаптации

Новичку не объяснили, что он должен делать и не показали, как именно. Он ничего не понимает, не знает, к кому обратиться за помощью. Все задачи пытается решить «методом тыка». Последствия:

• Дезориентация, стресс, желание все бросить и уйти.
• Новичок теряет много времени на решение элементарных задач.
• После стажировки он вряд ли задержится в компании.

Игнорирование потребностей

Многим начинающим специалистам важна поддержка и эмоциональная вовлеченность со стороны руководства. Особенно это касается зумеров – современного молодого поколения. Они привыкли к подбадриванию, похвале, чтобы им сказали, что они такие молодцы и правильно все делают. Если новичок выполняет задание, а его даже не проверяют или относятся прохладно, то вовлеченность молодого специалиста резко снижается. Последствия ошибки могут быть такими:

• Повышенная тревожность молодого специалиста.
• Снижение мотивации.
• Уход из компании до завершения стажировки.

Нет обратной связи

Проверка работы новичка и обратная связь от руководства должна быть регулярной. Новый сотрудник может не понимать на начальном этапе, что совершает ошибки и не замечать их. Задача наставника – не ругать сотрудника, а давать конструктивные замечания и говорить, что можно исправить или улучшить. Последствиями отсутствия качественной обратной связи становятся:

• Снижение качества работы. По окончании стажировки сложно будет оценить эффективность работы нового сотрудника.
• Отсутствие коммуникации с руководством приводит к ухудшению отношений и нежеланию работать с таким руководителем.

Хорошая обратная связь помогает выстроить коммуникацию, корректировать работу, повышать уверенность новичка в своих силах для проявления желания остаться работать в этой компании.

Перегрузка информацией

Распределяйте и предоставляйте новому сотруднику информацию дозировано. Для этого и нужно заранее составлять план адаптации, расставлять приоритеты. Человек просто перестает понимать, что происходит, где он находится и что ему делать. Новичок не успевает усвоить нужный материал, отвлекается на незначительные инструкции, которые сейчас не пригодятся. В лучшем случае все заканчивается стрессом, в худшем – увольнением и плохим отзывом о работодателе.

Как составить план адаптации?

План адаптации – пошаговые действия по вовлечению нового сотрудника в рабочий процесс. Достаточно один раз потратить время и составить общий план для всех новичков, чем каждый раз изобретать велосипед для каждого вновь пришедшего. Вы ведь не в последний раз нанимаете человека на работу. План сослужит отличную службу, помогая новичкам быстро и безболезненно влиться в коллектив.

Желаемый результат

Обдумайте, чего должен достичь сотрудник за тестовый период. Например, научиться обрабатывать заявки клиентов, закрывать сделку по телефону и так далее. Многие погружаются в задачи и не думают, как их работа влияет на весь проект. Другие, наоборот, хотят изначально понимать, к какому результату стремиться.

Список мелких задач

Составьте список простых задач, которые должен выполнить сотрудник за неделю. Объясните, как вы поймете, что задача выполнена. Попросите сотрудника распределить время на выполнение. Даже по результатам этого периода уже будет понятен настрой новичка.

Контакты

Добавьте сотрудника в рабочие чаты и предоставьте список коллег, к которым можно обратиться по разным вопросам. Можно поставить задачу, чтобы он сам познакомился с указанными людьми и наладил контакт. Это будет тоже небольшим тестом в плане социальной адаптации.

Заключение

Давайте подытожим и повторим ключевые факторы адаптации. Это подготовка рабочего места для новичка, составление плана адаптации, предоставление наставника, составление инструкций или обучающего курса. Большое значение имеет эмоциональная вовлеченность руководства и регулярная обратная связь.

Руководитель должен многое уметь? Да! Даже возиться с новичком? Даже это, если хочет собрать команду, которая будет повышать прибыль качеством своей работы. Как руководителю, вам не всегда удается выстроить коммуникацию? В это могу помочь! Смотрите мои разборы переговоров руководителей с подчиненными и учитесь на чужих ошибках.