Компания работает над проектами заказчиков по графику, ход проекта фиксируется в общем онлайн плане работ. Появляется отставание от формального плана - из-за того, что специалисты получают от представителя заказчика дополнительные просьбы и решают срочные задачи вместо запланированных. Все недовольны. Как быть?

Ситуация "Срочные задачи"

Коммерческая компания осуществляет работу над проектами заказчиков. Порядок работы предполагает разделение проектов на этапы по задачам с назначением ответственных лиц, как со стороны заказчика, так и со стороны компании. Ход проектов фиксируется в доступном всем сторонам он-лайн плане работ. Традиционно сложилось, что план почти всегда не сходится с реальными сроками на один-два дня, такое расхождение не считается критичным, поскольку не влечет претензий от заказчиков.

В какой-то момент отставание от плана по одному из проектов составляет 3 дня. По этому поводу Директору компании с негодованием звонит Директор заказчика и просит принять меры к недопущению в дальнейшем подобного срыва сроков. 

Как выяснилось, специалисты группы проекта, без ведома Руководителя проекта, все три дня выполняли задачи, не включенные в план, поступающие напрямую от ответственных лиц заказчика и обозначенные ими как имеющие высокую степень важности. Специалисты своей вины не чувствуют, наоборот, считают, что удовлетворили пожелания клиента. Руководитель проекта, узнав ситуацию, поддерживает специалистов, сетует на их и свою высокую загруженность.

Директор компании берет под особый контроль проблемный проект, и через несколько дней фиксирует повторение ситуации с решением «более срочных» задач в ущерб плану двумя специалистами группы проекта. В беседе с Директором Первый специалист заявил: «Если бы я этого не сделал, наступил бы крах и ничего бы не успели заказчики в нужный им срок!», но все же обещал впредь согласовывать новые задачи с Руководителем проекта и заказчиком с фиксацией изменений в плане, а Второй специалист сразу пообещал, что такого больше не повторится. Однако через неделю ситуация повторяется с теми же специалистами. В ответ на вопросы Директора Первый специалист в присутствии группы проекта заявил: «Все, я дорабатываю 1,5 месяца на этом проекте и увольняюсь, т. к. неудобно добираться до работы, проблемы со здоровьем появились из-за напряженной работы, и не устраивает руководитель, который унижает меня и всех сотрудников!»

Директор понимает, что нужно срочно предпринимать меры…

Роли и интересы:

Директор компании — заинтересован, чтобы сроки проекта соблюдались и заказчик был доволен. Хочет навести порядок, но боится, что при слишком жестком контроле потеряет хороших специалистов. Не хочет увольнения Первого Специалиста, одного из лучших в его команде, понимает, что найти адекватную замену будет сложно.

Руководитель проекта — не понимает претензий Директора компании, считает, что делает все возможное для решения проблем, возникающих в ходе проекта. Считает, что в сложных условиях нехватки людей и постоянно появляющихся новых задач, времени на излишнюю бюрократию и согласования нет, надо работать.

Первый специалист — устал от непонятных претензий и интенсивной работы, не понимает, почему его оперативная работа с заказчиком вместо похвалы вызывает нарекания. Готов уволиться, если прессинг не прекратится, такой специалист как он без работы не останется. Однако пока заявление на увольнение не написал, поскольку не готов остаться без заработка даже на короткое время.

Второй специалист — заинтересован в работе и хороших отношениях с руководством. Не считает себя виноватым, но спорить с Директором не хочет. Его просят по человечески – он делает, все довольны, за это еще доплачивать надо.

Директор заказчика — хочет видеть четкое соблюдение сроков реализации проекта, в противном случае готов требовать уменьшения цены работ.

Ответственное лицо заказчика — считает удобным оперативное решение вопросов со специалистами, хочет и дальше пользоваться этой возможностью.